6.2.19 Microsoft Office 2016

USB-токены и смарт-карты JaCartaИнтеграцииUSB-токены и смарт-карты JaCarta

Аннотация

Настоящий документ описывает процесс добавления электронной подписи к документам из офисного пакета Microsoft Office 2016 с использованием цифровых сертификатов, хранящихся на электронных ключах JaCarta PKI.

Введение

Пакет программ Microsoft Office является наиболее популярным офисным и домашним инструментом в мире для работы с различными типами документов (текстами, электронными таблицами, базами данных и др.).

Используя цифровой сертификат, записанный на USB-токен или смарт-карту JaCarta PKI, пользователь может с лёгкостью подписать документ электронной подписью, тем самым обеспечив защиту документа.

Для чего нужна электронная подпись в MS Office ?

Электронная подпись — это цифровая зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких, как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Электронная подпись позволяют организациям снизить риск при обмене данными в электронном виде, а также оптимизировать обработку контрактов и других соглашений. Цифровые подписи предоставляют сведения о том, что именно было подписано, и могут быть проверены в будущем.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того, как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения.

Сертификат подписи и центр сертификации

Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и могут быть отозваны.

Центр сертификации выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Что подтверждает цифровая подпись?

Подлинность

Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

Целостность

Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

Неотрекаемость

Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

Какие приложения Mi crosoft Office поддерживают ЭП?

Документы Word
Книги Excel
Презентации PowerPoint

Хранение цифрового сертификата на электронном ключе

Электронный ключ, в отличие от других известных способов хранения, обеспечивает неизвлекаемость ключевой информации на USB-токене или смарт-карте. Неизвлекаемое хранение подразумевает, что ключ из токена или карты не попадает никуда извне, например, на жёсткий диск компьютера или в его оперативную память. А при обращении к информации на электронном ключе требуется знание PIN-кода, неправильный ввод которого приведёт к блокировке. Это в свою очередь защищает от подбора комбинации PIN-кода, сводя количество попыток к определённому значению, например, 3.

Поддерживаемые модели электронных-ключей

USB-токены

JaCarta PKI
JaCarta PKI/Flash
JaCarta PKI/ГОСТ
JaCarta PKI/ГОСТ/Flash

Смарт-карты

JaCarta PKI
JaCarta PKI/ГОСТ

Для смарт-карт требуется считыватель ASEDriveIII USB.

Добавление подписи к документу Microsoft Word 2016

Для подписания документа откройте необходимый документ.
Перейдите в меню Файл -> Сведения и в отобразившемся окне нажмите Защита документа.
В отобразившемся меню выберите Добавить цифровую подпись.

Если документ ещё не сохранён, Microsoft Office предложит его сохранить. Нажмите Да.

Укажите Имя файла, Тип файла и путь, куда необходимо сохранить документ.

Для формирования ЭП в MS Office 2016 посредством JaCarta PKI на компьютере должны быть установлены драйверы и утилиты для работы с JaCarta PKI, сама JaCarta PKI должна иметь цифровой сертификат и быть подсоединена к компьютеру.

На экране появится окно Подписание. Выберите необходимый Тип подтверждения и Цель подписания, нажмите Подписать.

В настоящем примере используется тип “Создал и утвердил документ”, а Цель подписания не указывается. Поле Тема сертификата указывает, кому выдан сертификат, которым будет осуществлена подпись.
В следующим окне введите PIN-код от подключенного токена или смарт-карты, нажмите ОК.

Далее произойдёт выработка ЭП и появится сообщение об удачном завершении операции.

Далее произойдёт выработка ЭП и появится сообщение об

Документ подписан.

Существует возможность проверить подпись. Для этого перейдите в меню Файл -> Сведения и в отобразившемся окне нажмите Просмотр подписей.

В следующем окне, справа, отобразятся все подписи, которыми подписан документ. В настоящем примере используется одна подпись.

Щёлкните по нужной подписи, далее в отобразившемся меню выберите Состав подписи….

Чтобы просмотреть сертификат пользователя, подписавшего документ, и убедиться в его достоверности, нажмите Просмотр…

Просмотр

Отобразится окно свойств сертификата.

Отобразится окно свойств сертификата

Также можно посмотреть Состав сертификата (используемые алгоритмы, серийный номер, срок действия) и Путь сертификации.

На этом проверка окончена.

Добавление подписи к документу Microsoft Excel 2016

Для подписания документа откройте необходимый документ.
Перейдите в меню Файл -> Сведения и в отобразившемся окне нажмите Защита книги. Далее в отобразившемся меню выберите Добавить цифровую подпись.

Дальнейшие шаги полностью совпадают с подписанием документа Word, описанным выше.

Добавление подписи к документу Microsoft Power Point 2016

Для подписания документа откройте необходимый документ.
Перейдите в меню Файл -> Сведения и в отобразившемся окне нажмите Защита презентации. Далее в отобразившемся меню выберите Добавить цифровую подпись.

Дальнейшие шаги полностью совпадают с подписанием документа Word, описанным выше.