Системы электронного документооборота: критерии выбора
Январь, 2007
Рынок систем электронного документооборота в России растёт чрезвычайно быстро: госучреждения и коммерческие компании хотят получить реальную отдачу от многолетних инвестиций в информационную инфраструктуру, а СЭД существенно повышает эффективность управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах — по прогнозу Росбизнесконсалтинга рост отрасли составляет 90–130%. Более 80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах, поэтому стремление к автоматизации типовых рабочих процессов справедливо; СЭД — ключевая технология менеджмента: оформлять управленческие решения, доводить их до исполнителей и контролировать выполнение на всех этапах. Ещё недавно автоматизация работы с документами считалась прерогативой делопроизводственных служб, но прогресс интеграции ИТ в офисную жизнь изменил ситуацию. Значение внедрения СЭД сложно переоценить — но на этом пути немало “подводных камней”.
Проблемы внедрения
Заголовок раздела «Проблемы внедрения»Руководство должно видеть в ИТ стратегический ресурс, а на практике глобальная проблема — экономия на внедрении, прежде всего на предварительном анализе бизнес-процессов предприятия. Актуальность аудита информационных рисков и консалтинга связана не только с желанием упорядочить управление документами: ужесточение законодательных требований к делопроизводству в госсекторе и частном секторе, трудности с составлением номенклатуры дел, несовершенство процессов управления документами и проблемы определения сроков хранения. Типичные ошибки внедрения: непроработанная организационная составляющая, отсутствие предварительного обследования, разработка собственными силами, отсутствие пилотной эксплуатации, недостаточная подготовка регламентов, низкий уровень обучения. Организационные проблемы — прежде всего человеческий фактор: недостаточная мотивация сотрудников, низкий уровень технических знаний, ошибочное или неполное определение задач.
Критерии выбора СЭД
Заголовок раздела «Критерии выбора СЭД»Поддержка полного жизненного цикла документа — подготовка, согласование и визирование проектов, публикация, архивное хранение с доступом к электронным архивам; один и тот же документ в разные периоды может существовать в электронном и бумажном видах, и СЭД должна управлять обоими. Корпоративный документооборот территориально распределённых предприятий — оптимальная система сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью корпоративной структуры с автономностью управленческих процессов самостоятельных подразделений: скорость принятия и исполнения решений растёт, руководители реально управляют работой с документами в сети предприятия.
Компания-производитель: в условиях растущего спроса всё больше ИТ-компаний позиционирует себя разработчиками СЭД, но многие имеют лишь единичные внедрения. При выборе поставщика смотрим на деловую репутацию (срок работы, партнёры, клиенты, отзывы), проведение предварительного анализа рисков (аудит, консалтинг) и предоставляемые сервисы и технические требования (постоянно действующая оперативная техподдержка обязательна; установка и настройка — опциональны, если собственные ИТ-специалисты справятся; знание технических требований заранее оценивает расходы на дополнительное ПО и оборудование). Пилотный проект: после выбора поставщика отработать автоматизируемые бизнес-процессы, протестировать решение и выявить недостатки — этап ключевой, дающий информацию, которую не выявило предпроектное обследование. Обучение персонала — постоянное и на всех этапах внедрения; создание СЭД — длительный проект, требующий постоянных вложений в развитие и поддержку, а экономия на подготовке (обучим одного — он передаст остальным) — ошибка.
Владимир Баласанян, генеральный директор ИТ-компании “Электронные Офисные Системы”: участник проекта не вправе ограничиться разработкой и вводом в действие программного продукта — он должен обеспечить полный комплекс услуг по созданию и быстрому развитию единой технологии работы с бумажными и электронными документами, развитие функциональности продуктовой линейки с преемственностью версий и сопровождение огромного количества установок на большой территории, что требует значительных инвестиций в расширение бизнеса.
Безопасность и надёжность СЭД
Заголовок раздела «Безопасность и надёжность СЭД»Когда информация — ценный товар, пренебрегать её защитой в СЭД рискованно. Прежде всего — персонализированный доступ: примитивная парольная защита требуемого уровня не даёт, поэтому прогрессивные разработчики давно используют двухфакторную аутентификацию на электронных ключах — токенах (USB-устройства, смарт-карты). Строгая 2ФА не только контролирует действия пользователей в сети, но и при инциденте позволяет вычислить виновного в рамках служебного расследования с достаточной доказательной базой. Электронные ключи нового поколения (например, eToken PRO) надёжно хранят ключевую информацию ЭЦП: закрытые ключи лежат в защищённой памяти устройства и не извлекаются, что существенно снижает риск компрометации. Обязательное условие защищённой СЭД — криптографическая защита конфиденциальной информации в базе данных и на рабочих станциях, причём запуск зашифрования/расшифровывания — только у пользователей с электронными ключами и знающих PIN-коды. Эти технологии создают в корпоративной сети защищённый контур делопроизводственного процесса, обработки и хранения документов, полностью сохраняя функциональность и прозрачность системы для доверенных пользователей.
Ближайшие перспективы
Заголовок раздела «Ближайшие перспективы»Пару лет назад заказчики решали задачи документооборота центральных офисов; сегодня приоритет — системы, охватывающие территориально распределённые структуры, требующие особого внимания с точки зрения защиты. Рынок ждёт активное развитие: управление крупными организациями с филиальной структурой — актуальная задача в условиях жёсткой конкуренции и возрастающей ценности коммерческой информации.
Это краткая аннотация статьи, полную версию читайте в первоисточнике.
Первоисточник: Information Security, №1/2007
Эксперт: Елена Иванова, Ника Комарова, Аладдин