Юридически значимый электронный документооборот сегодня и завтра
Сентябрь, 2013
Круглый стол экспертов и читателей PC Week/RE о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭД): становление, выбор удостоверяющего центра, внутренний УЦ, трудности внедрения ЭП, долгосрочное хранение документов и необходимые законодательные изменения. Среди участников — Алексей Сабанов (Аладдин), Сергей Вихорев (ЭЛВИС-ПЛЮС), Эдуард Шифман (СКБ Контур), Альберт Салимов (1С), Елена Антошечкина (ЭОС), Евгения Весницкая (РусВинил), Василий Анфиногентов (ФОРС), Руслан Шакиров (МайТэк), Наталья Львова (ABBYY) и др.
Насколько можно говорить о становлении ЮЗЭД сегодня?
Большинство экспертов согласно: ЮЗЭД в начальной стадии становления. И к великому сожалению Алексея Сабанова, заместителя генерального директора компании Аладдин, видимо не получит в ближайшее время широкого распространения по ряду причин: “Первой и основной причиной является отсутствие нормативной базы, что весьма критично для органов государственной власти. Мало того, что у нас до сих пор бардак в терминологии и нет единого понимания сути электронного документа с реквизитами, дающими ему статус обладания юридической силой, но и в законодательстве до сих пор нет таких базовых понятий, как “электронный документ”, “электронная сделка” и прочие”.
Другие эксперты дополняют: за электронным документом всё равно придётся идти за “твёрдой” копией, а оговорка 63-ФЗ о требовании бумажного носителя сводит равнозначность на нет (Вихорев); под юридической значимостью следует понимать возможность использования документа в судах, что требует реквизитов, правомочности, полномочий, целостности и подлинности (Вихорев); компании-энтузиасты уже работают с ЭД, остальные ждут судебной практики и разъяснений ФНС (Шифман).
Какие составляющие ЮЗЭД удачно зарекомендовали себя?
Заказчики видят в ЮЗЭД отказ от ручного ввода, снижение затрат на обработку и хранение, ускорение обмена и оборачиваемости, порядок в сборе документов, уменьшение сроков налоговых решений (Салимов); успехами стали сети доверенных операторов — УЦ ФНС и открытый диалог налоговой службы с бизнесом при разработке форматов (Шифман).
Ориентируются ли заказчики СЭД на юридически значимые документы?
Внедрение СЭД само по себе не является организацией ЮЗЭД, но становится первым шагом; процесс целесообразно вести поэтапно (Антошечкина). Противоположной позиции придерживается Алексей Сабанов: “Как правило, внедрение СЭД ориентировано, в первую очередь, на другие цели: снижение доли бумажного документооборота, ускорение поиска документов, снижение времени на их согласование, упорядочивание архивов, снижение вероятности потери документов и т. д. Вопросы ЮЗЭД занимают в приоритетах как заказчиков, так и (я бы сказал особенно) тех, кто внедряет СЭД, далеко не первое место. С другой стороны, внутри организации, даже при наличии развитой филиальной сети, установить простые правила придания юридической силы электронному документу позволяет даже действующее законодательство”. Внутренний документооборот не так интересен, как внешний (Шифман); для внутренних целей достаточно простой или неквалифицированной ЭП, для торгов нужна квалифицированная (Вихорев).
Как выстраивается взаимодействие с удостоверяющим центром?
Основные критерии выбора — успешность и стабильность УЦ, устоявшиеся условия взаимодействия (Весницкая); многие начинают со сдачи налоговой отчётности (Львова). Рекомендовать “карманный” УЦ — протекционизм: система открытая, нужна система УЦ с корневым центром от лица государства — “своеобразный электронный нотариат”, которая в России и развивается (Вихорев); с появлением КЭП перестало иметь значение, в каком из аккредитованных УЦ сети ФНС выдан сертификат (Шифман).
Допустимо ли создавать собственный (внутренний) УЦ?
Законодательство разрешает внутренние УЦ; это удобно при СЭД для внутреннего документооборота — для внутренних процессов достаточно центра сертификации силами отдела ИТ (Шакиров). Целесообразность поддерживает Алексей Сабанов: “Собственный сервис ЭП становится “доверенным” в силу того, что его настраивают и поддерживают “родные” специалисты. К тому же, свой УЦ позволяет существенно повысить удобство администрирования, а также защищённость информации путём введения в организации разделения доступа и управления на основе электронных удостоверений — цифровых сертификатов, выданных этим УЦ. Основным механизмом аутентификации становится технология ЭП. Защищённость доступа повышается на порядок уже тем, что ключи электронной подписи нигде не депонируются, а формируются и хранятся исключительно в специальных чипах смарт-карт или USB-ключей”. Аргумент — крупная разветвлённая система с тысячами пользователей, сертификат для разных задач (Вихорев); против — создание УЦ по всем правилам оценивается в 5 млн руб. с поддержкой 1,5-2 млн ежегодно, при внешнем использовании растут риски претензий (Шифман); сторонние УЦ проходят лицензионные проверки и используют сертифицированное ПО (Салимов).
Основные трудности при использовании ЭП и построении ЮЗЭД?
Создание регламентной документации и адаптация сотрудников (ИТ-компании должны помочь шаблонами); ЭП — комплекс мер: инфраструктура, взаимодействие с УЦ, средства, документы, персонал — неготовность одной составляющей ставит под угрозу весь проект (Антошечкина); адаптация временна — ЭДО проще и быстрее бумажного (Шакиров); серьёзна проблема дисциплины использования и конфиденциальности носителя ЭП (Вихорев); не хватает компетентных специалистов и культуры ЭДО (Весницкая); из технологических процессов труднее всего интеграция и подключение контрагентов (Шифман); компании не уверены, что споры по документам с ЭП не обернутся разногласиями в “прочтении” законов (Львова); важны параллельный запуск процесса “обмен ЭД” с бумажным и вовлечение контрагентов (Салимов).
Требования к долгосрочному хранению электронных документов, подписанных ЭП?
Законодательство ориентировано на бумажные документы; порядок долгосрочного архивного хранения фактически отсутствует, решения существуют — например, усовершенствованная ЭП “КриптоПро ЭЦП” для хранения до 30 лет (Антошечкина); место и способ хранения организация определяет сама, требования прописываются в SLA (Шифман). По мнению Алексея Сабанова, требований не так много: “Одно из них — конвертация данных (которые сейчас хранятся и передаются во множестве разнообразных форматов) в единый формат, пригодный для хранения документа в архиве с ЭП. Второе требование — возможность извлечения электронного документа без потери юридической силы через много лет после окончания действия ЭП. Напомню, что срок действия ЭП сегодня — год, появились решения со сроком действия ЭП три года. Специально для архивов в мире существует несколько решений, позволяющих полноценно использовать архивные документы в ЮЗЭД. Но, к сожалению, не у нас. Мы ещё в начале пути. Наши главные архивы хранят электронные документы в виде записей на CD с описью содержания CD и инвентарными номерами”.
Какие вопросы должны быть урегулированы законодательно?
“Почему-то мы, россияне, при формировании нормативно-правовой базы всегда идём самым трудным путём. Сначала пишем закон, потом — подзаконные акты, а уж затем разрабатываем нормативную базу из рекомендаций, требований, регламентов и т. д. под уже принятые, обязательные к исполнению документы”, — посетовал Алексей Сабанов. По его мнению, такой “традиционный” подход может воспрепятствовать широкому распространению ЮЗЭД: “В мире принят другой путь: каждая новая технология сначала вызывает появление рекомендаций, затем требований по её безопасному использованию, а уж потом — обязательных для исполнения стандартов. Каждый этап может длиться 2—4 года. Требования закрепляются в законах, директивах и приказах через некоторое время, необходимое для анализа рекомендаций, которые постоянно совершенствуются. Я призываю наших регуляторов не торопиться в данном случае с законом. Сначала надо определить минимально-достаточное количество, а также качество доверенных сервисов для обеспечения юридической силы электронному документу для тех или иных случаев его передачи, обработки и архивного хранения. На этой основе можно выработать рекомендации. После анализа правильности и доработок рекомендаций можно будет закрепить их законодательно. А может, даже ввести обязательный к исполнению стандарт, например, для начала — только для органов государственной власти”.
Другие предложения: заложить основы электронного архивного дела на законодательном уровне (Весницкая); определить взаимодействие граждан и государства при госуслугах на уровне федерального закона, а не правил Минкомсвязи (Анфиногентов); расширять список формализованных документов, просветительская работа, “поощрительные санкции” для перешедших на ЭДО (Шифман); препятствия — практика оформления “задним числом” и отсутствие форматов ЭД для операций вне ТОРГ-12/актов; помочь мог бы единый отгрузочный документ, разрабатываемый ФНС при участии “1С” (Салимов); чем больше государство прояснит законы и их согласованность, тем увереннее переход на ЮЗЭД (Львова).
Это краткая аннотация статьи, полную версию читайте в первоисточнике.
Первоисточник: PC Week Review, сентябрь, 2013 (№ 22/842)
В составе экспертов: Алексей Сабанов (Аладдин).