Переход на цифру
Август, 2015
СЭД сильно упрощает процесс работы с документацией и вовлекает в него максимальное количество сотрудников.
Большая часть банков уже перешла на систему электронного документооборота (СЭД): это экономит время, делает делопроизводство прозрачным для руководства и позволяет контролировать все рабочие процессы. Единственный минус — сложный и трудоёмкий процесс внедрения, но в итоге переход с бумаги на электронные носители позволяет сэкономить значительные средства.
Затраты, на которые стоит идти
Заголовок раздела «Затраты, на которые стоит идти»Решиться на переход непросто: на начальной стадии требуются затраты, которые напрямую продажи не увеличивают (лицензии ПО, услуги интегратора, техническая поддержка — Валерий Мендус, ВТБ24). Выгода проявляется быстро: каждый документ регистрируется только один раз, нет повторяющихся элементов, поиск занимает секунды, документ существует в единственном экземпляре, но может обрабатываться несколькими сотрудниками с разных точек доступа с отслеживанием, кем и когда он редактировался. Экономия — на бумаге, картриджах, копировальной технике, логистике, услугах аутсорсинга хранилищ и времени сотрудников на поиск документов.
Государство поддерживает внедрение СЭД нормативными актами (например, приказ ФНС России от 12.12.2006 № САЭ-3-13/848@ об опытной эксплуатации системы приёма налоговых деклараций в электронном виде), однако ЦБ РФ может ограничивать банки в выборе способа хранения: указания регулятора могут не позволять хранить определённые виды документов только в электронном виде без бумажного оригинала — прежде всего это касается клиентских договоров, заключённых на бумаге. В ВТБ24 использование ЭДО началось в 2009 году с задачи управления архивом бумажных клиентских досье с ежедневным приростом до 30 тыс. единиц; за 6 лет система охватила более 10 функциональных блоков, с ней работают несколько тысяч человек, а отсканированный образ клиентского досье может получить практически любой из 30 тыс. сотрудников банка.
Процесс внедрения
Заголовок раздела «Процесс внедрения»Для правильного функционирования системы нужны собственные обученные специалисты; обучать необходимо весь персонал — важно максимально исключить человеческий фактор, ведь доступ к редактированию документов получает большое количество людей. Переход должен осуществляться постепенно: оптимизация всех процессов сразу — большой стресс для сотрудников, сопротивление может выражаться в саботировании работы в новой системе; противодействовать этому должны отчёты о проделанной работе и стимулирующие бонусы. Важно, чтобы руководитель осознавал: СЭД — не просто новая программа, а совершенно новый принцип работы компании, позволяющий гораздо лучше контролировать все процессы.
На первом этапе сокращается объём бумажного документооборота, создаётся единая база документов и единый архив по клиентской базе, снижается человеческий фактор, появляется формализованный процесс согласования и быстрый поиск. На втором этапе создаётся единая информационная система, поддерживающая интеграцию новых документов с существующими системами банка. Основной эффект — не только в деньгах (курьеры, канцелярия, бумага, копировальное оборудование), но и в качественных изменениях и снижении рисков (например, недопущение просрочки согласования и заключения договоров). Современный банк — это ИТ-компания, оказывающая финансовые услуги, и её работа немыслима без автоматизации работы с документацией.
Мнение эксперта
Заголовок раздела «Мнение эксперта»Алексей САБАНОВ, заместитель генерального директора компании Аладдин
“Юридическая сила” (ЮС) документа означает, что он способен влиять на правовые отношения и порождать правовые последствия. ЮС электронному документу (ЭД) придают обязательные реквизиты, идентификация издателя и автора электронной подписи (ЭП), подтверждение полномочий автора ЭП, подлинность и аутентичность ЭД. “Юридическая значимость” (ЮЗ) применительно к ЭД появилась благодаря развитию ИТ и появлению ЭДО, при этом ЮС и ЮЗ – совсем разные понятия.
Разделим ЭДО банка на 3 типа: внутренний (обмен ЭД между сотрудниками), клиентский (сотрудники – клиенты) и “федеральный” (банки – госорганы). Основная задача – создание единого пространства доверия ЮС (ЕПДЮС).
Внутренний ЭДО: ЕПДЮС может быть введено внутренним распоряжением банка. Локальная замкнутая сеть может стать основой ЕПДЮС. Если доменная структура развёрнута, то согласно 63-ФЗ, может быть использована простая ЭП, формируемая, например, встроенным CA в составе сервера Microsoft.
Клиентский ЭДО: в корпоративных системах 63-ФЗ допускает применение усиленной ЭП. Крупные банки разворачивают сертифицированный удостоверяющий центр (СУЦ). Для идентификации и аутентификации клиентов, а также снижения рисков компрометации закрытых ключей аутентификации и ЭП рекомендуем выдавать клиентам ключевые носители JaCarta наряду с применением системы управления для автоматизированной смены ключей и учёта выданных СКЗИ.
“Федеральный” ЭДО: согласно 63-ФЗ и 210-ФЗ, необходимо применение усиленной квалифицированной ЭП, что обязательно требует разворачивания СУЦ с последующей аккредитацией в Минкомсвязи или использования стороннего аккредитованного УЦ.
Это краткая аннотация статьи, полную версию читайте в первоисточнике.
Первоисточник: “Национальный банковский журнал”, № 8 (136), август, 2015
Эксперт: Алексей Сабанов, Аладдин